تجزیه و تحليل سيستمهاي سازماني

مفاهیم و روش شناسی ها(تکنیکها-مدلها-ابزارها)

سيستمهاي اطلاعات مديريت

رويكردي كه به وسيله آن سازمانها مي توانند توانايي محاسبه را بكار ببرند ؛ ازطريق توسعه سيستم اطلاعات مديريت مي باشد. يك تعريف قابل قبول جهاني درمورد سيستم اطلاعات مديرت وجود ندارد و آنهايي كه موجود مي باشد انعكاس تاكيد و شايد تاكيد و شايد داوريهاي مبدعان ( ابداع كننده ) آنـها باشد به هر حال سيــستم اطلاعات مديـــريت مي تواند بعنــوان يك سيــستم مديـريت پايــگاه اطلاعـــاتي مورد توجه قــرار گرفتــه و نيازهاي مديران يا تصميم گيران را در يك سازمان با يكديگر سازگار سازد ...

 سيستم اطلاعات مديريت يك سيستمي است كه شيوه هاي قطعي را بـراي فــراهم ساختن مديريت در همه مراحل با تمامي عملكرد ها با اطلاعات دقيق بر اسـاس اطلاعـــات منابــع داخلي بكار مي برد تا آنها را براي تصميم گيري موثـر و به جهـت طراحـي راهنمـــايي و اداره فعاليت هايي كه آنها مسئوليت دارند قادر سازد.

درباره تعريف بالا آن چيـزي بايـد ياد آوري شود كه تــاكيد روي كاربــردهايي است كه با آنها اين اطلاعات بيان مي شود.

طراحي ؛ هدايت و كنترل اجزا ســازنده اساسي براي (( مديريت )) هستــند در اساس تجـزيه و تحلــيل اطــلاعات خام ( داده ها)‌به اطلاعــات و ارسال اطـلاعات حاصلـه به كاربرد عملكرد كليـدي سيســتم اطلاعــات مديريت مي باشـد بنابراين بايد ياد آوري نمود كه وجود سيستم اطلاعات مديريت در ســازمانــها به منظور كمك به آنها جهت ميل به اهداف طراحي و كنترل پروژه هــا و عمليات آنــها جــهت كمك براي سرو كله زدن با بلا تكليفي و كمك براي سازگاري با تغييرات يا در حقيقت( واقعاً‌) شروع تغيير مي باشد سپس سوالي كه ممكن اس يكي بپرسد اينست : عملكردهاي مديريت كه سيستم ماطلاعات مديريت را تسهيل مي نمايد چه چيزهايي هستند و مراحل تصميم مختلفي كه در آنها مديــريت مي تــواند مــورد استــفاده قرار گيـرندچه چيزهايي مي باشندجواب كامل به اين سوال اينست كه اهميت سيستم اطلاعات مديريت را مي توان در مديريت تشخيص داد به هرحال قبلا از آنكه بتوانيم عملكردهاي مديريت را آزمايش كنيم حياتي است كه پروژه هاي سازمان و ساختار ها را مورد بررسي قرار دهيم ساختار ها و پروژه هاي سازمانبه جاست به اين وضعيت اشاره كنيم كه فعاليت هاي سيستم اطلاعاتي در درون ساختار سازماني به وقوع مي پيوند زمانيكه سيستم اطلاعات مديريت بدنبال خدمت به اهداف سازمان مي باشد بنابراين براي متخصيصن اطلاعات مهم مي باشد در موردآنچه كـه سازمانهــا هستند( چگونگي سازمانها ) ســــاختارهاي آنها و عواملي كه روشها وعمليات آنها تحت تاثير قرار مي دهند دانش كارآمد داشته باشند.

يك تعريف قابل پذيرش جــــهاني در مورد سازمان وجود ندارد اما تعريف ( كمز ) در سال 1976كاملا“ تعريف جالبي است اوبيـــان مي كند كه يك سازمان الكويي از روشها مي باشد كه عده زيادي از مردم در يـك مســئوليت پيچيده در گير بوده و در برقراري و موفقيت آگاهانه و سيستماتيــك اهداف مورد قبول دو طرف خود را به يكديگر مرتبط سازند.

سازمان رسمي به وسيله سازماني استانداردها و روشــهاي رسمي ارائه مي شود در حالي كه سازمان غيررسمي يك تعامل اجتماعي ميان اعضاي ســـازمان رفتار وروابط آنها و تمامي شيوه هاي غير استاندارد انجام عمليات مي باشد. توسعه سيستم اطلاعات مديريت موثر بستگي به تشخيص سازمان درون يك سازمان دارد چون روابط بيان شده در نمودارسازمان رسمي هميشه روابط كليدي نيستــند و مردم روش تغيير شيوههاي رسمي و استاندارد را در دست ندارند.

كوتاه كردن تشريفات اداري و غلبه بركاغذ بازي عباراتي هستند به طور معمول براي توصيف اين فرايند بكار مي روند بنابراين برا ي طراحان سيستـمهـاي اطلاعــات مهم است كه از عوامل موثر گوناگون روي طرح سازماني آگاهي داشته باشند.

 مراحل و عملكردهاي مديريت بايد ياد آوري كرد كه ارزش هر نوع اطلاعات ار اعمالي حاصل مـي شود كه مديريت بعنوان نتيجه بكارگيري آن اطلاعـــات بدست مي آورند اين مسئـله چيـزي را پيگيري مي كند كه متخصصين اطلاعات نياز دارند بدانــند كه چه وظـايف و اعــمالي را بـايد مديريت انجام دهد تا اينكه آنها قادر به توليد اطلاعات مفيد و مرتبط بشوند اعمـــــال مديريت را مي توان به پنج حيطه دسته بندي كرد.

طراحي برنامه ريزي تصميم گيري سازمان و هماهنگي رهبري و؛ رهبري و انگــيزه كنترل : بطور واضح تــاكيد اعمال شده به هر حيطــه از مديري به مدير ديگر متــغير بـوده و مخصوصا“بستگي به سطح مديريت در سازمان دارد. تفاوتهاي آشكاري در نيازمنديهاي اطلاعات ميان يك مدير در مرحله اجرايي عملياتي مانند مدير شبكه حمل و نقل و يك مدير در سطح تاكتيكي مانند مـدير حسـابداري و فروش يا در مرحله استراتژيك مانند راهنمـاي مديريت يا هيات مديران وجود دارد در بالاتــريـن مـرحـله استراتژيك ســيستم اطلاعــات مديــريت رســمي مديـــريت غير رسمي و عوامل موثربيروني بطور فزاينده اي مهم مي شوند ديگر عمواملي كه وظايفي را كه بايد مدير انجام دهدو ازاينرو نيازمنديهاي اطلاعــاتي او ( زن يا مرد ) را تحت تاثيــر قرار مي دهد وســعت مسئوليـــت عمــلي در درون يك سازمــــــان مي باشد. مسئوليت عملي آنست كه چه چيزي توسط متخصصين؛ مديران و كاركنان از طريق دپارتمانهاي وواحدخاي سازمان اعمال مي شود.

 احتمالا“ رايج ترين مثال اين موضوع پرسنــل بخــش باشد كه مسئـوليتهاي عملي در مورد بسيــــاري افراد و فعــاليت هاي روابط صنعتي از طريق كل سازمان دارند در حاليــكه هر كدام از پنــچ حوزه عملي كه وظيــفه مديريــت را بوجود مــي آورند به اطلاعات مرتبط نيازدارند سه حوزه مخــصوص طـراحي ؛ تصميم گيري و كنترل در مورد سيستم اطلاعات مديريت سازمان تقاضاي شديد ايجاد مي كنند.

طبيعت ( ماهيت ) طراحي ؛ تصميم گيري و تكنيكهاي موجود: طراحي و تصميـم گيري به حق وظايف اوليه مديريت ناميده مي شوند واين وظايف در هرمرحله از مديريت اتفاق مي افتد اگر چه بطور طبيعي نوع طراحــي و تصميـم گيري بين مراحل تغييــرخواهد كرد 0 طراحي فرايند تصميم گيري فوري در مورد انـــجام چيزي وچگونگي انجام چيز مي باشد. فرايند نقشه هايي منــجر مي شود كه دوره هاي از پيش تعيين شده فعاليتـــي مي باشند كه اهــداف سازمانــي را منعكس نموده و اين نقشه هاي به وسيله تصميــمات و ايده هايي بــكار برده مي شوند بنــابرايـن طراحي و تصميم گيري موثربطور تفكيــك ناپذيري مرتبــط هستند زيــرا بدون تصميـم گيري و فعاليت ها فراينــد طراحي يك عمل بي حاصــل مي باشد.

به منــظور فراهــم نمـودن اطلاعات دقيــق مديران سيستــم اطلاعات مديــريت بايستــي از انواع تصميم گيري در مراحل مختلف سازمان آگــاهي داشته باشند يــك طبقه بنــدي مفيد آن است كه توسط ( اچ - اي سيمون )) ارائه شده است.

كــسي كه تصميم گيري را به دو مقوله برنامــه اي و غير برنـامه اي طبــقه بندي نمود تصميهاي داراي برنامه آنهايي هستــند كه معمول و تكراري و جــايگاه قوانين تصمــيم مشخص است 0برعكس تصميمات غير برنامه اي جديد و بدون ساختار بوده و ماهيت شكل و قوانين تصميم پيچيده مي باشند و در حد پاييني قابل در ك هستند. اين مسئله به دنبال توضيحات مختصري مي باشدكه روشهاواطلاعات كاملاًمتفاوت براي انواع تصميم گيري مختلف موردنيازمي باشدكه كاربردمشخصي براي طراحي سيستم اطلاعات مديريت دارند.

براي ايجادارزش درمورداطلاعات بايستي دررفتارتصميم گيري تغييرحاصل شودومتعاقباًبايدتمركزتصميم روي سيستم اطلاعات مديريت باشد.اين بدين معناست كه سيستم اطلاعات مديريت بايستي باتوجه به انواع تصميم هاچگونگي تصميم گيريها.چگونگي ارتباط تصميم گيران باسازمان ماهيت سازمان مخيط آن وغيره طراحي شود.پذيرش ودركاين اهميت توسط مديران ومتخصصان اطلاعات يك ضرورت اصلي براي طراحي سيستم اطلاعات مديريت كارآمدمي باشد.

 

نام ونام خانوادگی:محسن علی بیگی نژاد
+ نوشته شده در  شنبه نهم بهمن 1389ساعت   توسط ايوب محمديان  |