تجزیه و تحليل سيستمهاي سازماني

فصل چهارم:

اصول و مفاهيم سازماني

سازمان عبارت است از: سيستمي متشكل از اجزاء به هم پيوسته و مبتني برنظم و انظباط كه در جهت رسيدن به هدفهاي خاصي فعاليت مي‌كند و سازماندهي عبارت است از فراهم آوردن امكانات و وسايل مورد نياز براي رسيدن به هدفهاي سازمان مي‌باشد.

ساختار كلي سازمان

يكي از صاحب نظران رشته مديريت به نام هنري مينز‌برگ معتقد است كه هر سازمان داراي پنج سطح يا بخش اساسي است كه عبارت‌اند از:

·         بخش مديريت عالي كه مسئوليت نهايي ادارﺓ امور سازمان را بر عهده دارد؛

·         بخش مديريت مياني كه بر كار واحدها نظارت مي‌كند و فعاليت‌هاي آنان را هماهنگ مي‌سازد؛

·         بخش عملياتي كه مسئوليت توليد كالا‌ها و خدمات را بر عهده دارد؛

·         بخش فني كه از متخصصان و صاحب‌نظران فني و تكنيكي تشكيل مي‌شود و در موارد لزوم نظرات تخصصي و فني ارائه مي‌دهد؛

·         ستاد پشتيباني كه در خارج از جريان اصلي توليدي سازمان قرار دارد و نقش كمك و ياري دهنده را براي ساير واحد ها ايفا مي كند.

·         به نظر مينز‌برگ، در سازمان‌هاي مختلف، با توجه به مقتضاي موقعيت، ممكن است يكي از بحث‌هاي فوق، بخش كليدي سازمان باشد و نقش قالب و مسلط را ايفا كند وساختار سازمان را تحت تاثير خود قرار دهد. بديهي است كه ساختار سازماني نيز متاثر از نقش و اهميتي خواهد بود كه هر يك از بخش‌ها دارا هستند.

بخش‌هاي اصلي سازمان

مباني سازماندهي

براي سازماندهي و تقسيم كار، مباني متنوعي وجود دارد كه در اينجا به اختصار به برخي از آنها اشاره مي‌شود:

ü      سازمان بر مبناي تعداد: تقسيم بندي افراد به طور اتفاقي و به دسته‌هاي مساوي و مامور كردن هر دسته براي انجام دادن يك قسمت از وضايف سازماني اين گونه سازماندهي براي طبقه بندي نيروي انساني مشابه كه افراد آن داراي ويژگي هاي تقريبا يكساني هستند مفيد است. مثل: تقسيم وظايف در ارتش‌هاي قرون وسطي.

ü      سازمان بر مبناي وظيفه: هدف اصلي سازمان به فعاليت‌هاي اصلي، فعاليت‌هاي اصلي به فعاليت‌هاي فرعي، فعاليت‌هاي فرعي به وظايف اصلي و وظايف اصلي به وظايف فرعي منقسم مي‌شود و اجراي هر دسته از وظايف مشابه و مرتبط، به يك واحد محول مي‌شود. و نقش هر يك از كاركنان در انجام بخشي از وظايف واحد، تعيين ميگردد؛ مثل ايجاد وزارت آموزش و پرورش به منظور اعتلاي سطح آموزش در كشور.

ü      سازمان بر مبناي نوع عمليات (تخصص):در اين روش تقسيم كاربر مبناي نوع فعاليت، تخصص و آگاهيهاي يكسان است يعني حرفه و تخصص افرادي كه كار را انجام مي‌دهند، ملاك تقسيم بندي واحد هاي سازماني خواهند بود، مثل سازمان پزشكي يا ستاد خدمات كامپيوتري.

ü      سازمان بر مبناي مشتري (ارباب رجوع): در اين روش به دريافت كنندگان خدمات سازمان توجه مي شود و سازماندهي بر مبناي گروه‌هاي مختلف مشتريان و ارباب رجوع صورت مي‌پذيرد.

ü      سازمان بر مبناي قلمرو عملياتي (محل جغرافيايي):در اين نوع سازماندهي بر مبناي محل و مكان عمليات، ملاك قرار مي‌گيرد؛ تحت نظارت يك واحد متشكل؛ مانند تشكيل واحدهاي سرويس دهي براي نواحي مختلف شهري درسازمان شهرداري.

ü      سازمان بر مبناي محصول (نوع توليد): در اين روش مبناي گروه‌بندي وظايف و تقسيم كارها، نوع كالا يا محصولي است كه قرار است توليد شود مثل اختصاص واحد هاي سازماني يك كارخانه به توليد كالا‌هاي مختلف، از قبيل: كولر، يخچال و آبگرمكن.

ü      سازمان بر مبناي پرو‍ژه: اين نوع سازماندهي در سازمان‌هايي قابل اجراست كه اين امكان وجود داشته باشد كه هدف‌ها و ماموريت‌هاي آنان در قالب پروژه‌ها و برنامه‌هاي تقريبا مستقلي قابل اجرا باشدمي‌توان به تعداد برنامه‌هاي موجود در سازمان، واحد هاي مستقلي را به وجود آورد.

ü      سازمان ماتريسي: تلفيقي از سازمان بر مبناي وظيفه و بر مبناي پرو‍‍‍‍‍ژه است. به اين ترتيب كه جريان اختيار در واحد‌هاي تخصصي به صورت عمودي و در واحد ‌هاي اجرايي ، به صورت افقي است و از تلاقي اين دو محور، يك ماتريس بوجود مي‌آيد.

ü      سازمان با گروه‌هاي متداخل يا سازمان حلقوي: اين ساخت در قالب گروههايي كه به وسيله اعضاي مشترك، با هم در ارتباط مي‌با‌شند، شكل مي‌گيرد. يك فرد در گروهي به عنوان مدير، در گروه ديگر به عنوان مرئوس و در گروه سوم به عنوان مشاور مي تواند انجام وظيفه كند. در اين ساختار روابط گروهي مورد تاكيد قرار مي گيرد.

ü      سازمان بر مبناي ساخت آزاد (ادهوكراسي): اين نوع سازماندهي، ساختي موقت، في البداهه و استعجالي دارد و براي رسيدن به هدف معيني، بدون طرح و نقشه قبلي بوجود مي‌آيد. اين ساخت شباهت زيادي به سازمان ماتريسي دارد كه از نيروهاي اطلاعاتي و تخصصي، بنا به مقتضاي موارد مطرح شده، مناسبترين استفاده‌هاي تخصصي و عملياتي را به عمل مي‌آورد؛

ü      ساخت سازماني مدولار(ماجولار): در اين نوع سازماندهي، سازمان از واحد‌هاي مختلفي تشكيل مي‌شود كه هر واحد با ضوابط اجرايي مشخص و ماموريتي كه خود، مينياتوري از ماموريت كل سازمان است، به طور مستقل، غير متمركز و خود كفا به فعاليت ادامه مي‌دهد.

ü      ساخت‌هاي تركيبي: در اغلب موارد، سازمان هاي موجود بر مبناي تركيبي از دو يا چند نوع از انواع برشمرده، تشكيل يافته اند و هر چه وسعت سازمان بيشتر باشد، بر امكان تلفيق و تركيب انواع روشها نيز افزوده مي‌شود.

تنظيم نمودار سازماني

آناليست با توجه به موقعيت و شرايط حاكم بر سازمان و اولويتهاي مديريت، و با در نظر داشتن انواع مباني سازماندهي و مزايا و معايب هر يك، طرح مناسبي را براي سازمان پيشنهاد مي‌كند. براي تهيه طرح سازماني مي‌توان از روش‌هاي تحليلي، تلفيقي و تركيبي استفاده كرد.:

در روش تحليلي، امر گروه‌بندي فعاليتها، وظايف، از بالا به پايين انجام مي‌شود. به اين معني كه هدف سازمان به هدف‌هاي فرعي، فعاليتها، وظايف و عمليات تقسيم مي‌شود و اجراي مجموعه اي از وظايف و عمليات تحت عنوان يك شغل به شاغل واگذار ميگردد.

در روش تلفيقي، كار گروه بندي عمليات و وظايف، از پايين به بالا انجام مي‌شود. ابتدا مشاغل مختلفي كه بايد در سازمان انجام شوند، مشخص مي‌گردند و آنگاه مشاغل مشابه و مرتبط در يك گروه قرار داده مي‌شوند و به يك واحد سازماني احاله مي‌كردند و اين كار ادامه مي‌يابد تا سلسله مراتب سازماني كامل شود.

در عمل بيشتر از روش تركيبي كه برآيندي است از روش‌هاي تحليلي و تلفيقي، استفاده مي‌شود و درعين حال كه به محتواي مشاغل توجه مي‌گردد، ارتباط لازم بين وظايف، فعاليتها و هدف‌ها نيز از نظر دور نمي‌ماند.

براي نشان دادن طرح تشكيلاتي سازمان از نمودار سازماني استفاده مي‌شود.

روش تحليلي                                                هدف

فعاليتها

وظايف

عمليات                  روش تلفيقي

روش تركيبي

در تنظيم نمودار سازماني آناليست بايد به موارد زير توجه داشته باشد:

Ø      در مورد ميزان تمركز وعدم تمركز امور در سازمان، محدوديت يا وسعت حيطه نظارت و مسطح بودن يا مرتفع بودن سلسله مراتب سازماني، با مديريت به تبادل نظر بپردازد و از اولويت‌هاي وي آگاه شود.

Ø      نسبت به لزوم تناسب اختيارات و مسئوليت‌هاي محوله به هر واحد، حساس باشد و سطح سازماني مناسبي را براي واحد‌ها پيشنهاد كند.

Ø      در توضيع مناسب اختيارات بين واحدهاي صف و ستاد به نحوي كه آسان كننده كار يكديگر باشند دقت كند.

Ø      با توجه به ويژگيهاي موقعيت، از جمله: هدف سازمان و ماهيت فعاليتهاي آن، قلمرو كار سازمان، ويژگيهاي دريافت كنندگان خدمات سازمان، نوع تكنولوژي مورد استفاده در سازمان ودرجه تنوع كالاها و خدمات توليدي در آن، تركيب مناسبي را جهت سازماندهي انتخاب و پيشنهاد مي‌كند.

Ø      در ارتباط هر يك از مشاغل و واحدها با هدف سازمان دقت كند و مطمئن شود كه چنين ارتباطي موجود است.

Ø      قلمرو هر يك از واحدها را بررسي كند، امكان تركيب چند واحد را در يكديگر و نيز حذف واحدهاي زائد را از نظر دور ندارد.

Ø      براي هر يك از واحدهاي سازماني، با در نظر گرفتن اهميت نسبي آنها و تكرار ارتباطشان با سطوح عالي مديريت، محل مناسبي را در سلسله مراتب، در نظر بگيرد.