تجزیه و تحليل سيستمهاي سازماني

تجربیات یک تحلیگر سیستم

یک تحلیل گر سیستم واقعا چه میکند؟

در اواخر دوران تحصیلی­ام در دانشگاه یک پیشنهاد شغلی از یکی از شرکتهای بزرگ نفتی دریافت کردم. وقتی که مادرم از این پیشنهاد شغلی مطلع شد گفت: ((این بسیار خوب است، عزیزم، اما تجزیه و تحلیلگر سیستم کیست؟)) در آن زمان، من واقعاً نمی­دانستم.

سه هفته بعد از فارغ التحصیل شدن در ماه می ، یک کامیون باری بزرگ تمامی دارایی های مرا که شامل ماشین جدید من هم بود (اولین بدهی بعد از فارغ التحصیلی) ، بار زد. من به سمت هیوستن پرواز کردم درحالیکه ماشین راهی جنوب شده بود. من کسی را در هیوستن نمی­شناختم – تنها رابط من یکی از کارمندان شرکت بود که چند باری با من تماس گرفته بود – من می­دانستم که اسم او فِرِد است و فکر می­­کردم که تنها یک تحلیلگر سیستم است. وقتی که به هیوستن رسیدم، با فرد تماس گرفتم و او از من خواست تا او را در ساختمان مرکزی ملاقات کنم. در کمال تعجب فرد یک دفتر بزرگ در طبقۀ 25 ساختمان داشت و یکی از مدیران ارشد بود. او مرا به کارکنان منابع انسانی سازمان معرفی کرد که مرا در یافتن یک آپارتمان برای اقامت یاری کردند.

اولین فعالیت کاری من در یک تیم توسعه بود که وظیفۀ جایگزین کردن کل سیستم حسابداری و عملیاتی شرکت را بر عهده داشت. هفتاد نفر در این پروژه شرکت داشتند که به زیر گروه های متنوعی همچون حسابهای دریافتنی، کنترل انبار و ... بر اساس عملکردهای کسب و کار تقسیم شده بود. من در زیر سیستم کنترل انبار کار می­کردم . تیم ما از یک لیدر (سرپرست) ، یک تحلیلگر ، با پنج سال سابقۀ کار، من و یکی کاربر تمام وقت ((ادی)) ، تشکیل شده بود. ادی سابقاً یکی از بزرگترین انبارهای لوله  شرکت را در نیو اورلئان اداره می­کرد و به بوستون انتقال داده شده بود تا در این پروژه همکاری کند و بیش از 20 سال سابقۀ کار داشت. هدف زیر سیستم ما کاهش یک میلیارد دلار مازاد انبارها که ناشی از فرایندهای ضعیف در کسب وکار بود، می­شد. نزدیک به 2000 انبار وجود داشت که برخی از آنها خیلی کوچک و عملاً دسته­ای لوله در کنار مکانهای حفّاری بودند و سیصد هزار کد کالا به ثبت رسیده بود. اولین وظیفۀ من این بود که همه چیز را دربارۀ لوله و انبارهای سرپر بدانم. از جمله چگونگی سفارش کالاها – دریافت آنها در انبارها – بازرسی ، ثبت و انتقال به مناطق حفّاری و ... . من و ادی شش ماه در یک اتاق کنفرانس بزرگ در حال رسم فلودیاگرام های جاری و فرایندها بودیم. در این حین سرپرست تیم ما از کار انصراف داده و هیچ جایگزین فوری­ای نبود. من تصمیم گرفتم که باید به انبارها بروم چون از دیاگرام فرایندها ، درک نحوۀ کسب وکار برایم امکان پذیر نبود. من به یکی از انبار ها در شهر ادسا رفتم. این تجربه بسیار شک برانگیز بود. من با کت و شلوار و کفش رسمی به یکی از انبارها رفتم. در حالیکه یک ساختمان تمیز با ریلهای متحرک و جرثقیل حمل کالا را انتظار داشتم، اما در عمل با یک انبار سر باز وسیع کثیف با حصارهای آهنی دور تا دور آن مواجه شدم. من کارکنان انبار را دنبال می­کردم و شروع به درک این مسأله کردم که چرا سیتم­های حسابداری این­قدر آشفته بودند. این افراد آن­قدر مشغول جابجایی و بازرسی لوله­ها (با دستگاه­های بزرگ فشار آب) بودند که کارهای کاغذی آخرین کاری بود که هرروز انجام می­دادند. آن_ها می­بایست فرم­ها را پر می­کردند و کد کالاهایی را که هرروز به داخل سازمان رفته و یا از آن خارج شده بودند را ثبت و ضبط می­کردند و با 300000 کد کالا، این کار آسان نبود و زمانی که کد کالا را نمی­دانستند باید یک توضیح مختصر مانند وزن – درجه – قطر – طول می نوشتند.

بعد از آن سفر من و ادی زمان بسیار بهتری برای ارتباط با هم داشتیم. بعد از شروع کردن طراحی سیستم کنترل موجودی با ادی من مفهوم واقعی « سیستم یکپارچه» را فهمیدم. ما همواره می­بایستی با دیگر زیر سیستم­ها رابطه برقرار می­کردیم. به طور مثال زیرسیستم سفارش خرید می­خواست از یک کاتالوگ مواد جدید استفاده کند که همگی را در گروه ما، یا زیر گروه جداول حساب­ها می­خواست یک سری کدهای جدید حسابداری تولید کند که دوباره تمامی طراحی­های گروه ما را تحت تأثیر قرار می­داد. در نتیجه ما می­بایستی در ارتباط دائمی با هم می­بودیم و همواره زمزمه­ی این بود که چه گروهی خواهان چه تغییری است (و همه، همکاری دیگر گروه­ها را می­خواستند.) برای این که داستان را خلاصه کنم، در میانه­ی کار تیم توسعه تصمیم گرفت که به­جای طراحی یک سیستم از ابتدا یک بسته­ی نرم افزاری خریداری کرده و آن­را مطابق نیاز­های خود به کار گیرد (Customize). ما چهار ماه تمام صبر کردیم تا مذاکرات قرارداد تمام شود و به امضا برسد. بدون هیچ دیدی از این که چه باید بکنیم. تا این­که بسته رسید. سرپرست ارشد ما یک تیم تشکیل داد تا طراحی، توسعه و پیاده­سازی اصلاحات کوچکی در سیستم کنونی را بر عهده گیرد. زیر گروه « موجودی کالا» شروع به طراحی بسیاری از موارد کوچکی که باید اصلاح می­شد کرد. ما یک کتاب مالیات فروش و مصرف خریدیم و برنامه­ای نوشتیم که به طور خودکار مالیات کالای منتقل شده را محسبه می­کرد. ما همچنین، یک بستر تبادل الکترونیکی داده ها را با یک کمپانی که روند قیمتهای فعلی بازار لوله را دردست د اشت، فراهم کردیم و این بسیار عالی بود، چرا که حسابداران می­بایستی انبوهی از کاتالوگ ها را در دفترشان برای پیدا کردن قیمت ها نگه می­داشتند. ما همچنین یک سیستم انتقال فوری چک ها به بانک (انتقال الکترونیکی سرمایه) را نوشتیم که البته 4 ماه طول کشید.

در این مدت من وظایف دیکری نیز داشتم، من هماهنگ کنندۀ داده های لغت نامه بودم ، بدین معنا که هر زمان که تیم های پروژه داده های جدیدی را تشخیص می­دادند ، من باید باید نامی معتبر به آن داده ها می­دادم و آنها را وارد دیکشنری می­کردم. و همچنین گزارشهایی را برای تیم پایگاه داده تهیه می­کردم که می­بایست تمام این اطلاعات داده­ای را منطقاً ترتیب می­دادند. نیز به عنوان هماهنگ کنندۀ تقاضاهای امنیتی فعالیت داشتم و هر بار فردی که قصد دسترسی به مجموعه­ای از داده ها را داشت، من میبایستی تشخیص می­دادم که آیا آنها نیاز معقولی در وارد کردن یا خواندن داده ها دارند و نتیجۀ کارم را به مدیر یا Administrator  اطلاعات شرکت تحویل می­دادم،همچنین باید ارائه های زیادی برای دیگر تیمهای پروژه ، سرپرستان و کاربران می­دادم . در ابتدا این سخنرانی ها برای عموم استرس زا بود ولی با شرکت در کلاس های مهارتی، این مهارت ضروری را کسب کردم. چرا که تنها زمانیکه افراد ارشد شرکت با تجزیه گران سیستم ارتباط دارند همین زمان ارائه بود. و اینها در نهایت عملکرد کاری افراد را می­سنجند.

به طور خلاصه دو سال اول کاری من به عنوان یک تجزیه گر سیستم بسیار هیجان ­انگیز بود. من بیشتر زمان را صرف صحبت با کاربران کردم تا از کسب و کار سر در بیاورم و همچنین با دیگر تحلیلگران سیستم تا از سازگاری زیر سیستم ها با هم مطمئن شوم.

 در این مدت بسیار طراحی کردم مستندی از این طراحی ها تهیه کردم که شامل گزارشها ، فرم اطلاعات ورودی و مشخصات برنامه نویسی بود و برای برخی از این برنامه ها مشخصاً کد نویسی کردم. همچنین یاد گرفتم که سیستم را چکونه تست و پیاده­سازی کنم. مقداری نویسندگی فنی در ارتباط با مستند سازی سیستم های جدید که شامل مستندات فنی و مستندات کاربران بود، کردم و در نهایت دوستان زیادی پیدا کردم . در مورد کسب و کار شرکتها ینفتی و تکنولوژی های مورد استفاده اطالاعات زیادی کسب کردم، و همچنین در نحوۀ سخنرانی و توضیح و ساده سازی اصطلاحات فنی برای افراد، تخصص یافتم.  

منبع :            www.systemsanalyst.com

 ترجمه و تلخیص :   محمد رضا شهاب دهکردی- احسان حائری