تجزیه و تحليل سيستمهاي سازماني

مقدمه

سیستمهای اطلاعاتی در سازمانهای امروز نقشی فراتر از تسهیل فرایندها و اتوماسیون اداری بعهده گرفته اند. این سیستمها در شرایط مناسب توانسته اند بازوی قدرتمند سازمان برای تحقق استراتژی‌ها و اهداف خود باشند. علاوه بر ارزش استراتِژیک این سیستمها در خلق مزیت رقابتی، روند تحولات در عوامل محیط عمومی نیز سازمانها را ناگزیر از حرکت در مسیر توسعه و تعالی سیستمهای اطلاعاتی خود می نماید . فرجام موفق برای این حرکت انتقالی زمانی میسر خواهد بود که سازمان از آمادگی لازم برای برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه برخوردار باشد.

 مسئله اصلی تحقیق

استقرار موفق سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه به طور مستقیم به شرایط محیطی سازمان وابسته می شود. نتایج مطالعات حاکی از نرخ بالای شکست و عدم موفقيت پروژه های سیستم های اطلاعاتی در سازمانها است. بسياری از اين شکستها بیش از آن که حاصل موارد فنی و تکنولوژیکی باشد، ريشه در مسائل سازمانی و به ویژه عدم توجه به وضعيت جاری سازمان در هنگام طراحی سيستمهای اطلاعاتی دارند.

ازآنجا که طراحی و استقرار یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه در سازمان سرمايه گذاری نسبتا بالایی را می طلبد، لزوم تهيه يك طرح تحقیقاتی اولیه جهت برآورد شرایط جاری سازمان از حیث میزان آمادگی برای برنامه ریزی جامع سیستم اطلاعاتی بديهي می نماید. نتیجه چنین مطالعه ای می تواند طراحی هدفمند و متناسب با شرایط سازمانی این سیستم و در نهایت پرهیز از هدررفت منابع سازمان باشد. طرح سنجش میزان آمادگی دانشگاه فردوسی برای استقرار سیستم اطلاعاتی یکپارچه بر اساس چنین ضرورتی پیشنهاد می شود و در حقیقت پیش نیاز و فاز صفر "طرح جامع برنامه ریزی راهبردی سيستمهای اطلاعاتی دانشگاه فردوسي مشهد" می باشد. اجرای این فاز مسیر حرکت طرح اصلی را همسو با شرايط سازمانی در دانشگاه فردوسی مشخص خواهد کرد.

 تشریح و بيان موضوع

سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه عامل اساسی در انسجام و بهره وری فناوری اطلاعات در یک سازمان می باشد. طبق مطالعات انجام شده روی مباحث مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی، برنامه ریزی راهبردی سیستم‌های اطلاعاتی یکی از ده موضوع اصلی است که مدیران شرکتها و متخصصان سیستم‌های اطلاعاتی با آن مواجهند. منافع و نتایج مورد انتظار ازفن آوري اطلاعات در يك سازمان وقتي محقق خواهد شد كه سیستم یکپارچه اطلاعاتی به صورت همسو با اهداف و نيازمندي هاي سازمان طراحی شده و محیط سازمانی از قابلیتهای کافی برای استقرار و اجرای موفق آن برخوردار باشد.

اهمیت این موضوع باعث شده تا تحقیقاتی بسیاری به تبیین پیش شرطهای پیاده سازی موفقیت آمیز این سیستمها در سازمان اختصاص یابد. ادبیات موضوعی این تحقیقات در ابتدا بیشتر متمرکز بر مفاهیمی همچون اهمیت دادن به دانش و تحليل هاي تجاري در تدوين برنامه ريزي راهبردی Is ، تاکید بر وجود تعهد و پشتيباني مديريت ارشد سازمان در کلیه مراحل این پروژه ها و شناخت مشخصات و اهداف منحصر بفرد سازمان و تدوین برنامه راهبردی IS بر آن اساس متمرکز بود و این موارد را بعنوان الزامات قطعی برای بهره گیری از سیستمهای اطلاعات به عنوان يك مزيت رقابتي پايدار مطرح می کرد.

در تحقیقات بعدی گرایش به تعیین معیارها و استانداردهای جزئی تر و دقیق تر توسعه یافت و دامنه وسیعی از شاخصهای تعیین کننده آمادگی سازمانی برای استقرار سیستمهای اطلاعاتی استراتِژیک معرفی شد. بخشی از این شاخصها به درستی به ارزیابی آمادگی محیط بیرونی سازمان در این زمینه اختصاص یافته که نقش متغیرهای خارج از کنترل سازمان در شکست یا موفقیت برنامه های راهبردی IS را تایید تاکید می کند. از این دسته متغیرها موارد زیر بیشتر مورد تاکید گرفته است:

عوامل تعیین کننده آمادگی محیط خارجی سازمان برای برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعاتی

·        توسعه مناسب زیر ساختهای فناوری اطلاعات و به بیان کلی آمادگی محیط تکنولوژیکی

·        وجود تنظیمات و تمهيدات قانونی مناسب

·        تشویق و حمایت دولتی از توسعه خدمات فناوری محور

·        وضعیت صنعت و ساختار بازار ، شرایط محیط کسب و کار بویژه شرایط نیروهای رقابتی

·        حساسیت ذینفعان

·        شرایط اقتصادی به ویژه روند خصوصی سازی

·        میزان اثرپذیری سازمان از پدیده جهانی شدن

·        ساخت فرهنگی – اجتماعی موجود و...

·        علاوه بر اين، تعداد زیاد ديگری از این شاخصها نیز به سنجش آمادگی محیط داخلی سازمان می پردازند که تحقیق حاضر نیز با توجه به اینکه تنها این دسته از متغیرها در حوزه تاثیر و کنترل سازمان مورد مطالعه قرار دارند به برآورد وضعیت آنها متمرکز خواهد شد. در میان این دسته شاخصها بر عوامل زیر بیشتر تاکید شده است:

 عوامل تعیین کننده آمادگی محیط داخلی سازمان برای برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعاتی

·        ساختارسازمانی ، مدیریت و رهبری عالی سازمان

·        استراتِژیها، ارزشهای محوری، اهداف و سیاستهای سازمانی

·        متغیرهای فرهنگ سازمانی از جمله باور و گرایش عمومی در سازمان برای تغییر روالهای معمول انجام کار

·        مدیریت پروژه مناسب

·        حساسیت ذینفعان

·        توان فنی و ظرفیتهای سخت افزاری و ارتباطاتی برای طراحی فیزیکی و پیشبرد مدیریت عملیاتی سیستم

·        توان نرم افزاری به ویژه کارآمدی ابزارهای هماهنگی، سیستم های ترفیع و پاداش موثر و وجود برنامه های ارزیابی عملکرد مستمر

·         منابع مالی و انسانی

·         زیر ساخت های موجود تولید و توزیع دانش در سازمان

·         نگرشها ، مهارتها و انتظارات افراد

·         فرآیند ها و فرآیند گرایی

·         مدیریت ارتباط با صنایع و....

بسته به زمینه فعالیت هر سازمان بخشی از این شاخصها در آن از اهمیت بیشتر و اولویت نسبی برخوردار می گردند. با توجه به این که دانشگاهها از جمله سازمانهای ارائه دهنده خدمات تولید و توزیع دانش به جامعه می باشند ، گروهی از عوامل مطرح شده از وزن بیشتری در تعیین میزان آمادگی دانشگاه برای برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعاتی برخوردارند که انتخاب و مطالعه خواهند شد.

 ضرورت انجام تحقیق

تردیدی نیست که برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعاتی در حفظ منابع سازمانها و كيفيت دستیابی به رسالت آنها تاثيری شگرف دارد. گسترش روز افزون کاربرد هاي فناوري اطلاعات و منافع مستقيم و غير مستقيم حاصل از آن و حجم بالاي سرمايه گذاريها در اين زمينه در همه سازمانها پرداختن به برنامه ريزی راهبردی اطلاعات را به یک الزام گریز ناپذیر مبدل می کند.

اما در چگونگی انجام این امر ملاحظاتی وجود دارد. از جمله این ملاحظات مهم ودر خور توجه در فرايند برنامه ريزي جامع سيستم هاي اطلاعاتي درسازمان، عدم وجود يک نسخه تجويز شده کلي می باشد. به عبارتی مدل یا چهارچوب طراحي، توسعه ويا يکپارچه سازی سيستمهاي اطلاعاتی موجود در هر سازمان به شدت به قابلیتها و نیز شرایط ساختاری یا فرهنگی هر سازمان وابسته است . بر اين اساس در پروژه حاضر، پس از مرور و بررسي مباني نظري مرتبط، مولفه ها و شاخص هاي ارزيابي ميزان آمادگي و قابليت هاي سازماني دانشگاه فردوسی احصاء و سپس مورد سنجش و ارزيابي قرار خواهد گرفت. تا با بهره گیری ازآن بتوان در سایر مراحل برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعاتی از رویکردها و متدولوژیهای متناسب با شرایط دانشگاه استفاده کرد.

 اهداف تحقیق

با توجه به آنچه تا کنون گفته شد، این تحقیق دو هدف اصلی را دنبال می کند:

1.  ارتقاء سطح آگاهی مدیران از ارتباط عمیق میان موفقیت برنامه ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعاتی و شرایط محیط داخلی سازمان و افزایش حساسیت آنان نسبت به این شرایط.

2. تشخیص چهارچوب مفهومی مناسب برای طراحی و پیشبرد فازهای بعدی مطالعات راهبردی سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه در دانشگاه فردوسی متناسب با سطح آمادگی دانشگاه

این اهداف از طریق پیگیری اهداف فرعی چندی دنبال خواهد شد ازجمله::

1. شناسایی وضعیت فعلی دانشگاه در شاخصهای مختلف سنجش آمادگی

2. تعیین نقاط قوت و ضعف دانشگاه در این رابطه

3. شناسایی نواقص و نارساییهای موجود در مسیر برنامه ریزی راهبردی سیستم های اطلاعاتی و ارائه راهکارهای عملی مناسب برای رفع آن

 نتایج مورد انتظار

انتظار می رود پس از انجام طرح حاضر شناخت کافی از ابعاد سخت افزاری و نرم افزاری موجود در دانشگاه محقق شده و متناسب با این شناخت رویکرد مناسب برای طراحی یا توسعه سیستمهای اطلاعاتی دانشگاه بدست آید. بدین ترتیب منافع زیر برای دانشگاه فردوسی حاصل خواهد شد:

1- هدفمندکردن فازهای بعدی پروژه راهبردی IS دانشگاه و درنتیجه صرفه جويي در سرمايه های مصروفه

2- فراهم سازي بستر مناسب برنامه ریزی برای تحول زير ساخت هاي موجود فن آوري اطلاعات در دانشگاه با شناخت خلاء های ساختاری، فنی و انسانی موجود

3- تعدیل انتظارات کاربران و تسهیل پذیرش سیستم

4- توسعه آگاهانه و متناسب با شرایط سیستمهای اطلاعاتی در هر یک از حوزه های فعالیت دانشگاه و...

روش انجام پژوهش 

پروژه با اهداف فوق الذکر در چند مرحله و بصورت زير انجام خواهد گرديد:

مطالعه تجارب داخلي و بين المللي در خصوص درک روند هاي فعلي کسب وکار مبتني بر سيستم هاي يکپارچه اطلاعات مديريت بويژه در محيط هاي دانشگاهي و معرفي بهترين روش‌هاو تجارب Best practices)) بمنظور افزايش آگاهي و شناخت ضرورت و اهميت کاربرد هاي آن در دانشگاه.

تعيين واحصاء عوامل مؤثر جهت ارزيابي آماد گي سازمان جهت همراستايي راهبرد هاي كسب و كار و استراتژي فناو ري اطلاعات از طريق برر سي ادبيات موضوع با هدف ارائه مدل مناسب براي ارزيابي و سنجش ميزان آمادگي دردانشگاه

بررسي و مطالعه اسناد فرادستي شامل استراتژي ها، برنامه ها، منابع مالي وبودجه فعلي دانشگاه، و برقراري ارتباط با سيستم‌هاي اطلاعاتي و واحد هاي مختلف دانشگاه

طراحي مدل و روش مناسب براي ارزيابي ميزان آمادگي

انجام ارزيابي و سنجش وضع موجود براساس شاخص هاي ذيربط

 ارائه و پيشنهاد چهارچوب مفهومی مناسب برای طراحی و پیشبرد فازهای بعدی مطالعات راهبردی سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه در دانشگاه متناسب با سطح آمادگی آن

 ارائه گزارش نهايي پروژه به دانشگاه

نام ونام خانوادگی:محسن علی بیگی نژاد