مقايسه اي بر روشهاي مختلف تامين سيستمهاي اطلاعاتي
امروزه ، رشد سریع تکنولوژی ، افزایش سرعت تغیيرات در بازار محصولات ، رقبا و گسترش مرزهای بازار ، شرکت ها را به سوی سازمانهای بدون مرز سوق داده است ، سازمانهایی با ساختارهای انعطاف پذیر و شبکه های تأمین گسترده ، سازمانهایی که قادر باشند همواره خود را با تغییرات محیط هماهنگ سازند و این خود مستلزم قابلیت دسترسی آسان وسریع سازمان به منابع مورد نیاز، همچون نیروی انسانی متخصص ، دانش فنی و تکنولوژی پیشرفته در خارج سازمان است . در این حالت سازمانها جهت کسب منافع خود، نیازمند یک برنامه ریزی منسجم و پیشرفته هستند. يك نرم افزار يا سيستم اطلاعاتي مورد نياز سازمان را مي توان به
سه صورت تهيه كرد:
1- خريد نرم افزار بصورت آماده
بعضآ این نرمافزارها توسط یک شرکت متخصص نوشته شده و بقیه شرکت ها در ازای پرداخت مبلغی به تهیه آن نرم افزار پرداخته و از آن نرمافزار در شرکت مطبوع خود استفاده میکنند و بعضاً از طرف شرکت تهیه کننده نرم افزار نیز برای رفع خطاهای احتمالی نرمافزار و گرفتن نسخ جدید برنامه پشتیبانی میشوند. از مشخصات این روش میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1 - این روش قالباً برای انجام کارهای روتین و روزمره در سازمانها مورد استفاده قرار میگیرد.
2- اغلب این نرمافزارها، نرمافزارهایی جامع بوده و طیف وسیعی از فعالیت سازمان را پوشش میدهند.
3- ماهیتاً این نرم افزارها در بین سازمانها شناخته شده ترند و ممکن است در چند سازمان مختلف از یک نرم افزار برای انجام فعالیتی خاص استفاده شود.
2- توسعه داخلي
در حالت دیگر،زمانی که فعالیت شرکت تخصصی تر بوده و نرم افزار منطبق با آن به راحتی در بازار یافت نشود و یا حتی داشتن آن نرمافزار برای شرکت نوعی مزیت رقابتی محسوب شود، خود شرکتها اقدام به تشکیل تیم نرمافزار نویسی و نوشتن نرمافزار مورد نیاز خود مینمایند که موارد زیر را به دنبال دارد:
1- نرماقزارهایی از این قبیل برای کار و فعالیتی خاص طراحی شده اند و اکثراً استفاده عمومی ندارند
2- تولید این گونه نرم افزارها برای سازمان سازنده معمولا یک مزیت رقابتی احتساب میگردد
3- استفاده از این نرم افزارها در روند کاری شرکت و همچنین ایجاد سود بیشتر تاثیر بسزائی دارد
3- برون سپاري و در سومین حالت که شرکت به دلایلی تمایلی برای ایجاد زیرساختهای لازم برای نصب و یا تولید نرمافزار در خود شرکت را ندارد اقدام به "برون سپاری" مینماید. برونسپاري نوعي مقاطعه كاري است و در همه ي زمينه ها قابل استفاده است .برونسپاري مي تواند به صورت ارائه خدمات، ابزار و براي يك سازمان باشد.به تصميم اتخاذ شده توسط يك سازمان جهت ارائه و يافروش داراييها، نيروي انساني و خدمات به شخص ثالث، برونسپاري گفته مي شود كه طرف قرارداد متعهد مي گردد كه در قبال درآمد مشخص و در يك زمان معين، داراييها و خدمات قيد شده در قرارداد را ارائه و مديريت نمايد.
برون سپاری بشود یا برون سپاری نشود؟ این سوالی است که تقریبا ذهن تمامی مدیران اجرایی سطح عالی سازمان را به خود مشغول ساخته است. برون سپاری درعین حال اینکه دارای منافع ثابت شده برای سازمان ها می باشد ولی از طرف دیگر، یکسری نتایج منفی را نیز بدنبال دارد. این درحالیست که بسیاری از سازمانها برون سپاری را بعنوان یک فعالیت معمول سازمانی به اجرا می گذارند ولی تنها تعدادکمی از آنها معنای واقعی برون سپاری را می دانند و یا اینکه از چگونگی اجرای اثربخش آن آگاهی داشته باشند. از طرف دیگر، بسیاری از تأمین کنندگان بر گستردگی و رشد روزافزون بازار برون سپاری واقفند و برای کسب منافع حاصل ازفرصت های آن تمایل دارند ولی، بطور کامل از چگونگی آن اطمینان ندارند.
برون سپاري در مقابل توسعه داخلي
طي تحقيقي كه آقاي Chou در 2008 انجام داده است، دلائل مختلفي براي برون سپاري يا توسعه داخلي يك سيستم نرم افزاري ذكر شده كه اهم آنها را در قالب 10 دليل زير برشمرده:
1- كاهش هزينه هاي عملياتي و تراكنشي
2- افزايش تمركز شركت بر اهداف اصلي و مديريت بجاي امور اجرايي
3- دستيابي به توانمنديهاي كار در كلاس جهاني
4- آزاد سازي نيروهاي داخلي براي امور مهمتر از اجرا و توسعه سيستمهاي نرم افزاري
5- عدم وجود نيروي متخصص داخلي
6- شتاب بخشيدن به پروسه بازمهندسي سازمان
7- پيشگيري از انجام كارهاي مشكل يا خارج از دسترس از طريق نيروهاي سازمان
8- استفاده حداكثري از فرصتهاي پيش رو
9- ريسكهاي مشاركت با نيروهاي داخلي يا مشاركين تجاري
10-تزريق نقدينگي
از سوي ديگر با عدم مديريت ريسك معمولا مشكلاتي نظير بي كيفيتي محصول، افزايش بي رويه هزينه پروژه، تاخير در اتمام پروژه و كاهش نرخ موفقيت پروژه پيش مي آيد. البته متخصصان معتقدند با تنظيم دقيق اسنادي چون: سند مديريت پروژه، سند كيفيت نرم افزار و سند روشهاي ارزيابي كيفيت پروژه اين ريسكها پائين آمده و نرخ موفقيت پروژه هاي برون سپاري حوزه نرم افزار افزايش خواهد يافت.مي بينيم كه درك صحيح اين ريسكها مي تواند در مديريت و كاهش تاثيرات منفي آنها بسيار موثر باشد. براي درك بهتر اين مسئله بهتر است جايگاه فعاليتهاي مختلف را در چرخه تامين يك سيستم اطلاعاتي از طريق برون سپاري بررسي كنيم. به نظر آقاي Chou اين چرخه حيات سه بخش اصلي دارد.هريك از اين دوره ها فعاليتهاي خاصي را شامل ميشوند كه مي توان به قرار زير از آنها نام برد:
1- دوره پيش از قرارداد
1-1 - تعريف نيازمنديهاي برون سپاري
1-2- برنامه ريزي و تعيين استراتژي
1-3- انتخاب پيمانكار
2- دوره تنظيم قرارداد و اجراي آن
2-1- فرايند انعقاد قرارداد
2-2- فرايند مبادله و انتقال كار
2-3- اجراي پروژه برون سپاري شده
3- دوره پس از قرارداد
3-1- ارزيابي كار انجام شده
3-2- تصميم براي ادامه همكاري
3-3- قطع همكاري و جستجو براي يافتن پيمانكار جديد
همچنين ريسكهاي اين دوره از پروژه را مي توان بشرح زير نام برد:
• در دوره پيش از قرارداد:
o كمبود اطلاعات از بازار
o نقص در استراتژي برون سپاري يا ناكافي بودن برنامه ريزي انجام شده در اين زمينه
o كمبود يا عدم وجود پيمانكار متخصص در زمينه مورد نظر
• در دوره عقد و اجراي قرارداد:
o ناكافي بودن يا نقص در دانش يا ابزار مديريت پروژه
o كمبود فرايندهاي كنترل كيفي
o ريسكهاي مرتبط با هزينه
o ريسكهاي عدم توان كنترل پيمانكار
• در دوره پس از قرارداد
o عدم توان ارزيابي و تحويل كار انجام شده
o عدم وجود مدل كيفي و عدم توافق بر سر محصولات قرارداد
از مطالب فوق الذكر قابل استنتاج است كه هرچه اسناد تعريف كار در زمان بيان مسئله دقيقتر و جامع تر تدوين گردد، توانايي مدير براي اخذ استراتژي برون سپاري يا خريد يا توسعه داخلي افزايش مي يابد. حتي در صورت برون سپاري نيز اگر اسناد مربوطه دقيق و جامع تعريف نشوند نمي توان انتظار محصولي با كيفيت را از پروژه داشت و ريسكهاي پروژه رو به افزايش خواهند گذاشت.
جمع بندي
در این مطلب سعی شد تا مقایسه ای میان سه طریقه تامین سیستم های نرم افزاری انجام دهيم . لازم بذکر است که هیچ کدام از این طریق ها نمی تواند راه حل همیشگی و دائمی باشد بلکه بسته به شرايط سازمان و نیز بر اساس فاکتور های متفاوتی چون هزینه , زمان , نیروی انسانی و غیره تصمیم گیری انجام می شود.
منابع
1-Roberson Louis, Lynda, An Empirical Investigation of Employee Perceptions of Outsourcing Success of Information Technology Operations, A dissertation submitted in partial fblfillment of the requirements for a degree of Doctor of Philosophy, Graduate School of Computer and Information Sciences Nova Southeastern University,2002
2- Chou, David, Chou, Amy, Information systems outsourcing life cycle and risks analysis,Computer Standards and interfaces, (Article in Press), , USA, 2008
3- Belcourt, Monica, Outsourcing — The benefits and the risks, Human Resource Management Review, 16, 269-279, Canada, 2006
4- Wright, Catherine, Top Three Potential Risks With Outsourcing Information Systems,Information Systems Audit and Control Association USA, 2004
5- Lin,Ping, PXSTORE: A CONTENT- AND ACCESS-PRIVACY PRESERVING XML DATA STORE FOR SECURE AND PRIVATE DATA OUTSOURCING, A Dissertation Presented in Partial Fulfillment of the Requirements for the Degree Doctor of Philosophy, ARIZOXA STATE UNIVERSITY, May 2006
6-طالبي،داوود، محمد كريمي، يوسف، عوامل موثر بر تصميم برون سپاري، پنجمين كنفرانس بين الملي مهندسي صنايع
7- پرويز راد، پيمان، برون سپاري خدمات در بخش آموزش عالي
نام ونام خانوادگی:محسن علی بیگی نژاد